Saniyeler, dakikalar, saatler geçip gidiyor ve biz bunu durduramadığımız gibi geçen zamanı geriye de alamıyoruz. Verimli bir şekilde kullanamadığımız her zaman dilimi ise işlerin aksamasına, yapılması gerekenlerin ertelenmesine neden olabiliyor. Peki; etkili zaman yönetimi yaparak ipleri elinize almaya, yapmanız gerekenleri zamanında yapmaya ve ayrıca kendinize de zaman ayırmaya ne dersiniz? “Zaman yönetimi nasıl yapılır?” sorusunun yanıtı olan zaman yönetimi yaklaşımlarına geçmeden önce zamanı verimli bir şekilde kullanmanızı sağlayacak önerileri sıralayalım.
Zamanı Yönetebilmek İçin Bunlara Dikkat!
- Farkında olmasanız bile yapmanız gereken bir işi ertelemek, zamanı doğru kullanmanızı engelleyen bir eylem. Bugünün işini yarına bırakmayın ve kolları sıvayın!
- Yapacağınız iş ne olursa olsun hakkıyla yapmak istediğinizi biliyoruz. Haklısınız da! Fakat fazla mükemmeliyetçiliğin, zamanı verimli kullanma konusunda size engel olabileceğini biliyor musunuz? Bu durum işe başlamak için doğru zamanın gelmediğini düşünmenize ve işi ertelemenize neden olabilir. İmkânlarınız dahilinde elinizden gelenin en iyisini yapmak, acil bir işi halletmek için size yardımcı olabilir.
- Mükemmeliyetçiliğin yanı sıra kendine güvensizlik de işleri yapmak için önünüzde bir engel! Daha önce kısıtlı zamanda yaptığınız başarılı işleri hatırlayın. Onlar gibi bunu da yapabilirsiniz. Kendinize güvenmemeniz için hiçbir neden yok!
- Bireysel ilerlemek verimli zaman yönetmek için kimi zaman yeterli olmayabilir. Bu nedenle ekip çalışmasına da önem vermenizi öneririz. İşlerinizi gözden geçirin ve arkadaşlarınızla paylaşabileceğiniz işler varsa onlardan yardım almaktan çekinmeyin!
- Çalışırken dikkatinizi dağıtabilecek unsurları ortadan kaldırmak, acil ya da önemli işler üzerinde yoğunlaşmışken daha hızlı bir şekilde sonuca ulaşmanıza yardımcı olabilir.
- Çalışma listenizi düzenlemenin yanı sıra çalışma alanınızın düzenli olması da verimliliğinizi doğrudan etkileyen bir durumdur.
- Haydi şimdi, zaman yönetimi tekniklerine geçelim!
Pomodoro Tekniği
Zaman yönetimini yapabilmek için aslında ihtiyaç olan iki şey var: Yapılacaklar listesini hazırlamak ve bu doğrultuda çalışacağınız ya da bir şeye ayıracağınız zamanı belirlemek. Tabii bunu yaparken de veriminizin düşmesini engellemek için kendinize zaman ayırmanız şart. İşte, Pomodoro Tekniği tam olarak bunu sağlayan bir yaklaşım.
Kısa süreli çalışmanın ardından verilen molalar, zihninizi yeniden toplamanız açısından oldukça önemli. Peki, bu tekniği nasıl uygulayabilirsiniz?
25 dakikalık çalışmanın ardından vereceğiniz 5 dakikalık molayla bu tekniği uygulayabiliyorsunuz. Fakat burada önemli olan 25 dakika boyunca hiçbir dış etkenin sizin çalışmanıza engel olmaması. Yani çalışmaya başlamadan önce planlamanızı yapmanız; internet, cep telefonu gibi dikkat dağıtabilecek ya da sizi yavaşlatabilecek unsurları ortadan kaldırmanız faydalı olabilir. Bu tekniğe alıştıktan ve daha uzun süre dikkatiniz dağılmadan çalışabileceğinizi düşündüğünüz zaman dilerseniz 50 dakika aralıksız çalışabilir ve 10 dakika mola verebilirsiniz.
Eisenhower Matrisi
1953-1961 yılları arasında Amerika Birleşik Devletleri’nin başkanlığını yapan Eisenhower’in geliştirdiği ve kendi adını alan bu yaklaşım, zaman yönetiminde başarılı olmanızı sağlayabilir.
Eisenhower Matrisi’nin uygulanması ise oldukça kolay. Yapmanız gereken, işlerinizi aşağıdaki şekilde kategorize etmek. Bu arada bu yaklaşımın aylık, yıllık gibi uzun süreli planlama yapmak isteyenler için de uygun olduğunu belirtelim.
- Acil ve Önemli: Ertelememeniz gereken, hemen yapmanız gereken işlerdir. Örneğin yarın erken saatte bir toplantınız varsa ya da uzun bir sunum hazırlamanız gerekiyorsa bu kategoriye girebilir.
- Acil ama Önemli Değil: Zaman kaybetmeden yapılması gereken, ama kriz durumu yaşanmasına neden olmayan durumlar bu alana dâhil edilebilir. Mesela müşterinize bir mail atılması gerekebilir. Böyle durumlarda iş arkadaşlarınızla iş bölümü yapabilir ya da acil ve önemli olan işlerin ardından yapılmak üzere bu kategoride yer alanları gerçekleştirebilirsiniz.
- Önemli ama Acil Değil: Bu kategorideki işler, dolaylı ya da dolaysız olarak farklı alanları etkileyebilir. Örneğin terfi almanızı sağlayabilecek bir eğitim almak isteyebilirsiniz. Bu kategorideki yapılacaklar listesi içerisinde yer alan işleri ne zaman yapacağınıza karar vermek ve zamanı gelince harekete geçmek önemlidir.
- Önemli Değil ve Acil Değil: Listedeki diğer işlerin sonrasında yapabileceğiniz işlerdir. Örneğin iş değiştirmeyi planlamadığınız halde portfolyonuzu, CV’nizi güncel tutmak için yaptığınız işleri online bir platformda toplamak bu kategoriye dâhil edilebilir.
ABC Yaklaşımı
“Zaman yönetimi yapamıyorum.” diyorsanız, Eisenhower Matrisi’ne kendinizi yakın hissediyorsanız; ama kategorizasyon size biraz karmaşık geldiyse ABC Yaklaşımı size göre olabilir. Eğer ABC Yaklaşımı’nı benimseyecekseniz yapmanız gereken; önemli, orta önemli ve az önemli olacak şekilde işleri sıralamak.
Kategorize ettiğiniz işlerinize belli bir zaman ayırır ve belirlediğiniz süreye sadık kalırsanız zamanı iyi bir şekilde kullanabilirsiniz.
Günlük Akış İçerisinde de Zamanınızı Değerlendirin
Yolda yürürken, ulaşım araçlarındayken, sabah işe gitmeden önce kahvaltı yaparken ya da ihtiyaç molalarında… Bu ve bunun gibi zamanları değerlendirerek iş yükünüzü hafifletebilirsiniz. Evet, farkındayız; bu anlarda çok önemli ya da bilgisayar başındayken yapabileceğiniz işleri yapamazsınız, fakat işlerinizi planlamak için bu zamanı kullanabilirsiniz! Planlamayı yaparken cep telefonunuza not alabilir ya da ses kaydı alarak yaptığınız planlamayı unutma riskinin önüne geçebilirsiniz.
Zamanı verimli kullanarak işlerinizi düzenli bir şekilde yapabilir, stres seviyenizi azaltabilir ve kendinize zaman ayırabilirsiniz!